Потребителски сценарий:
Свързване на други акаунти с електронната поща Outlook в Office 365

Професор Николай Петров е преподавател в университета. Той използва Office 365 от известно време и вече е готов да свърже другите си контакти в електронната поща с Office 365 Outlook и да импортира използваните от него контакти от имейл и платформи на социалните медии, включителноLinkedIn.

Той има профили в Hotmail и Gmail, които иска да свърже, а освен това, има и друг профил в Outlook. Проф. Петров би искал всичките му електронни пощи да са на едно място и да може да изпраща и получава имейли.

1. Свързване на Hotmail и Gmail с Office 365

Проф.Петров отива на Outlook.com от таблото си в Office 365.
Избира иконата за настройки (с форма на назъбено колело близо до горната дясна част на страницата), а от падащото меню избира Опции и после Акаунт. Екранът при него сега изглежда по следния начин:

Той натиска Свързани акаунти. Сега има възможността да свърже до пет имейл акаунта към своя акаунт на Outlook в Office 365.

Той вижда, че може също така да настрои своята електронна поща да се препраща от Outlook до друг профил, когато това му е необходимо.
Сега е готов да свърже своите профили в Hotmail и Gmail. Натиска + иконата и следва показаните на екрана инструкции.
Въвежда своя електронен адрес в Hotmail и паролата си, а Outlook свързва профилите.
Проф Петров. повтаря тези стъпки за своя профил в Gmail, но не може да ги свърже. Отдясно вижда съобщение.
За да свърже своя профил в Gmail, той трябва да отиде на своя профил и да промени настройките, за да разреши POP3 достъп, което след това ще му позволи да го свърже със своя профил в Outlook на Office 365.

Това е процесът, следван от проф. Петров:

Влезте в своя профил в Gmail.
Щракнете върху Settings > Forwarding and POP/IMAP. (Настройки > Препращане и POP/IMAP).
От POP Download (РОР сваляне) изберете една от следните опции:

Enable POP for all mail (even mail that's already been downloaded) (Активирай РОР за всички пощи (дори и за пощата, която вече е заредена)) - Ако изберете тази опция, всички стари и нови електронни пощи ще бъдат заредени във Вашия профил в Outlook.com.
Enable POP for mail that arrives from now on (Активирай РОР за пощата, която пристига оттук нататък) - Ако изберете тази опция, само новата електронна поща ще бъде заредена в профила Ви в Outlook.com.

Ако желаете Gmail да пази копие от мейла, изпратен до електронния Ви адрес в Gmail, във входящата ‎Ви кутия в Gmail, от When messages are accessed with POP (Когато съобщенията се отварят с РОР) изберете Keep Gmail's copy in the inbox (Пази копието на Gmail във входящата кутия).
Натиснете Save Changes (Запиши промените).

След това проф. Петров опитва отново да свърже своя профил в Gmail със своя Outlook в Office 365. Открива, че трябва да отиде в своя профил в Gmail и да следва инструкциите в имейла от Gmail относно свързването на акаунти. След това опитва да свърже своя акаунт в Gmail с Outlook и успява.

2. Импортиране на неговия съществуващ имейл в Outlook в Outlook на Office 365

Тъй като проф. Петров вече използва Microsoft Outlook като един от своите имейл акаунти, той иска сега да импортира всичките си електронни пощи и контакти в Outlook.com. Проверява, за да види коя версия използва (механизмът за импорт леко се различава при всяка от версиите) и следва стъпка по стъпка инструкциите, които намира на office.microsoft.com.

3. Свързване на профилите в социалните медии и импортиране на контакти

Проф. Петров прелиства надолу до края на екрана свързани акаунти. Вижда списъка със сайтове на социални мрежи, с които платформата на Office 365 в неговия университет ще му позволи да се свърже.
Открива, че може да свърже своя профил в LinkedIn и затова натиска Свързване (отдясно на иконата на LinkedIn).
Тогава Office 365 импортира неговия списък с контакти от LinkedIn. Той отива на раздела Хора от менюто с разделите на Office 365 и открива, че всичките му контакти сега са импортирани и готови за ползване.
От дясната страна на този екран Свързани акаунти проф.Петров забелязва списък с връзки към другите функции на Outlook.com.
Той изследва някои от тези връзки и намира, че е лесно да се следват инструкциите и ръководствата при използване на някои допълнителни функции на Outlook.com.
Отляво вижда основните опции за администриране за Outlook, показвани надолу по екрана и тогава изследва и някои от тях.
Проф. Петров може да настройва собствени групи за разпространение на персонален имейл (неговите колеги от катедрата, например), както и да вижда в кои групи за разпространение вече е бил записан от другите администратори в неговата институция.
С щракване върху иконата с лява стрелка в горната лява част на екрана той се връща към главната страница на имейла Outlook.com.

Сега всичките му имейли са на едно място и контактите му са импортирани, той може да вижда и да работи със списъците със своите контакти, като натисне Хора от менюто с разделите на Office 365.

Може да обновява или премахва всеки от неговите свързани профили, като се върне към екрана на Outlook.com и отиде на Настройки, а след това на Опции по същия начин, по който е настроил свързаните си акаунти, с които да започне.

Той забелязва, че с Office 365 може да отговаря на всеки имейл от всеки друг в домейна на университета чрез моментални съобщения (IM).

С имейл, отворен в Outlook.com, той щраква върху трите малки точки горе вдясно на екрана.
Задържането на мишката над тази икона предоставя повече функции. Той щраква върху нея.
Показва се падащо меню, което му дава списък с допълнителни функции и опции за имейл.
При избиране на Отговор чрез ІМ се отваря прозорец, където той може да напише отговор, който ще бъде доставен до изпращача, ако той е влязъл в Office 365.

Имейл, контакти и календар - допълнителни източници