Потребителски сценарий:
Комуникация с персонала и събиране на информация
Проф. Коцева получава имейл от "Учебен отдел", с който спешно се иска някаква статистическа информация, която е необходима преди края на учебния ден.
Преди да има Office 365 в университета, това би означавало да се проведе спешна среща на персонала, да се изиска от преподавателите да напуснат занятията си, за да изслушат искането и да задават въпроси за това, което трябва да направят. Това винаги е имало отрицателно въздействие върху ученето и преподаването.
Щяха да се раздават формуляри и документи за попълване и след това да се събират, а информацията да бъде събрана и върната в "Учебен отдел", като всичко това отнема много време. Междувременно учебните дейности се прекъсват.
Но сега, когато проф. Коцева получи подобни искания по имейл, тя знае, че може да използва инструментите за комуникация в Office 365, за да спести от администраторска дейност и да предотврати загуба на време за учене и преподаване.
- Проф. Коцева получава искането за статистика по имейл от "Учебен отдел".
- Тя изпраща имейл чрез Outlook.com* до целия персонал с помощта на опцията Групи и групата за разпространение на персонала, която вече е била създадена в Exchange. Имейлът съдържа връзка до OneDrive**, където приложимите документи са споделени с преподавателите.
- Тя добавя Искане за среща към имейла, маркирано като Спешно, а членовете на персонала трябва да го приемат. По този начин тя поддържа информация за процеса и обезпечава, че персоналът ще попълни документите.
- Отсъстващите получават имейла на мобилните си телефони или компютри вкъщи. Те попълват формулярите по същия начин, както преподавателите, които присъстват в университета.
- Всеки член на персонала отваря документите на OneDrive и попълва своя формуляр по електронен път. Предоставени са инструкции, но персоналът може да задава въпроси относно неяснотите чрез моментални съобщения, тъй като статусът на Проф. Коцева в Office 365 показва, че тя е на разположение.
- Тя продължава да следи прогреса на попълването, като използва функцията Задачи в собствения си персонален сайт в SharePoint.
* Познато преди като Outlook Web App.
** Познато преди като SkyDrive.
Имейл, контакти и календар - допълнителни източници
» Имейл, календари и контакти
» Сценарий: Свързване на други профили към имейл
» Сценарий: Хора и контакти
» Сценарий: Комуникация с персонала и събиране на информация
» Сценарий: Професионално развитие на персонала
» Сценарий: Използване и споделяне на календарите