Потребителски сценарий:
Споделяне на календар с Outlook

Споделянето е функция по подразбиране в Office 365 и се управлява сигурно чрез Exchange между потребители в рамките на един и същи домейн.

Вяра Николова е председател на представителния съвет на студентите. Тя желае да сподели календара си със своите колеги, тъй като предстоят няколко важни събития. Освен това, тя трябва да сподели календара си с проф. Коцева, която отговаря за учебните въпроси в старшия управленски екип.

• Вяра влиза в Office 365 и избира Календар от главното меню с раздели на Office 365. Нейният календар се отваря и тя вписва там новите събития, за които студентите трябва да са осведомени.
• След това натиска Споделяне и получава няколко възможности за избор.
• Тя желае да споделя с всичките студенти в университета и тъй като вече има създадена имейл група от всички студенти, тя започва да пише students в полето Споделяне с. Office 365 й предлага подсказка, която й спестява писането на пълното име на потребителската група.
• Тя започва да пише и името на проф. Коцева и получава друга подсказка. Екранът й сега изглежда по следния начин:

• Тогава тя трябва да реши какъв обем от подробности желае да сподели с тях.
• Има три опции - първата възможност за избор е Само наличност. Другите опции позволяват да споделя по-голяма част от календара на Вяра. Тя избира Пълни подробности от падащото меню вдясно от имената на получателите.
• След това натиска Изпрати. Всеки получател получава имейл с връка, която го кани да сподели нейния календар.
• Проф. Коцева получава своята покана. Тя също решава да сподели собствения си календар с Вяра, макар с ограничен достъп, като избира ниво на разрешение Само наличност. Екранът й изглежда по следния начин:

• Когато тя приеме поканата и щракне върху връзката Добавяне на календар, срещите в календара на Вяра ще се появят в екран на споделен календар със собствения й календар.
• Вяра само ще вижда проф. Коцева да се показва като Зает на нейния календар, тъй като опцията за споделяне е настроена на Само наличност.
• Те могат също така да си скриват споделения календар една на друга, като отидат на Моите календари и Други календари от лявата страна на страницата.
• Сега календарът на проф. Коцева съдържа насрочените споделени срещи на Вяра. Изглежда по следния начин:

• Вяра проучва останалите опции за споделяне, като отива на Календар вляво на своя екран и като щраква с десен бутон на мишката избира Разрешения от падащото меню.
• Това й позволява да променя разрешенията по всичките й споделени календари и затова тя отваря падащото меню вдясно от споделянето на проф. Коцева и вижда две други опции.
• Както преди, тези опции са Ограничени подробности, с която получателите могат да виждат първия ред от записите в нейния календар, и Пълни подробности, която им позволява да виждат всичко.
• След като е направила своя избор, тя натиска Запиши.
• Сега Вяра има насрочените срещи на проф. Коцева в своя календар (но показвани само като Зает). Екранът й сега изглежда по следния начин:

• Събитията на Вяра са показани в синьо, а на проф. Коцева - в зелено. В дясната страна на екрана тя вече може да види група от събития за проф. Коцева и да прецени дали да промени своето собствено събитие, за да се вмести в тях. Ето затова споделянето в Office 365 наистина става много полезен и спестява време.
• Вяра разбира, че сега трябва да използва функцията Помощник за планиране винаги, когато прави нов запис в календара. Той й показва датите и часовете на всичките й срещи и датите и часовете на другите потребители, които са споделили календарите си с нея.
• Тези функции за споделяне могат да бъдат много мощни средства за университетите и другите образователни институции, тъй като могат да спестят време на всеки при насрочването на събития.
• Публичните календари с крайни срокове за оценяване и дати за изпит помагат на студентите и родителите им в планирането на времето за учене и семейните събития, за да ги конфронтират.
• Университетите могат да направят тези календари достъпни за родители, като изпратят линка в техните бюлетини или отговорят с него на имейлите на родителите.

---

Имейл, контакти и календар - допълнителни източници

» Имейл, календари и контакти
» Сценарий: Свързване на други профили към имейл
» Сценарий: Хора и контакти
» Сценарий: Комуникация с персонала и събиране на информация
» Сценарий: Професионално развитие на персонала
» Сценарий: Използване и споделяне на календарите